Viele Firmen denken noch, dass ein externer Dienstleister nur unnötig Geld kostet. Warum sollte man jemanden beauftragen, wenn Wissen und Manpower doch bereits im Haus vorhanden sind?
Wir wollen heute einmal kurz zusammenfassen, was ein externer Dienstleister für einen Vorteil bringen kann - und vor allem wann! Nicht immer und nicht zu jedem Anlass ist Outsourcen die richtige Wahl.
Outsourcen von Projektmanagement und Prozessmanagement!
Nicht jedes Projekt braucht einen externen Dienstleister! Stichwort Over-Engineering!
Zunächst einmal sollte man sich die folgenden Fragen stellen: Ist es eigentlich ein Projekt oder eher eine Aufgabe? Kennt ihr den genauen Umfang des Projektes? Kann das Vorhaben ohne Probleme zeitlich abgewickelt werden?
Habt ihr eine genaue Vorstellung von dem Ergebnis und die notwendigen Ressourcen im Haus? Ist das notwendige Know-How vorhanden? Sind die Kapazitäten der einzelnen Projektteilnehmer verfügbar?
Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass auch interne Ressourcen Geld kosten! Alles, was an Zeit in das neue Projekt, dessen Ein- und Abarbeitung gesteckt wird geht von der Zeit für tagtägliche Aufgaben oder andere Projekten ab. In Konsequenz stellt sich die Frage: "Ist ein externer Dienstleister vielleicht sinniger?"
Wann macht ein externer Dienstleister Sinn?
Das geplante Projekt ...
... betrifft mehrere Personen, Abteilungen, Standorte?
... hat eine strategische Ausrichtung?
... hat noch keine konkrete Planung?
... benötigt einen separaten Projektmanager der im Unternehmen nicht vorhanden ist?
... benötigt operative Unterstützung und nicht nur Beratung?
... benötigt Know-How, dass ihr noch nicht oder noch nicht ausreichend aufbauen konntet?
...hat einen zeitlich begrenzten Rahmen?
...wird einfach nicht finalisiert, da sich keiner verantwortlich fühlt?
Diese Beispiele beschreiben die Komplexität die Projekte mit sich bringen können. Aber welche Vorteile bringen externe Dienstleister mit?
#1: Flexibilität
Ein externer Dienstleister bringt meistens nicht nur eine Schlüsselkompetenz mit, sondern breit gefächerte Kenntnisse! Für viele Projekte ist jedoch ein frischer Wind von Vorteil - andere Perspektiven und Kompetenzen die vielleicht nicht einmal direkt etwas mit dem eigentlich Projekt zu tun haben.
So kommen neue Ideen zustande. Ideen, die ohne Außenperspektive so nicht auf den Tisch gekommen wären. Denn meistens sind die internen Mitarbeiter schon zu stark im Arbeitsalltag und den Strukturen festgefahren und können gar keine neutrale Sicht auf etwas Neues legen. Meistens fehlt auch einfach die Zeit sich einmal zurück zu lehnen und mit Abstand und kühlem Kopf die neue Aufgabe zu betrachten.
Können Externe da nicht einen neuen Blickwinkel mit einfließen lassen? Vielleicht ist der erste Ansatz etwas unkonventionell, dennoch kann dies der Startschuss für die perfekte Lösung sein.
Zudem ist eine externe Unterstützung zeitlich flexibler und spezifisch einsetzbar. Sie kann fokussierter und strategischer das Projekt umsetzen, immer mit dem gewünschten Ziel im Auge. So wird das Projekt strukturiert durchgeführt und das Ergebnis liefern.
#2: Neutralität
Eine objektive und neutrale Perspektive ist für einen internen Mitarbeiter so gut wie unmöglich. Egal wie sehr man es auch versucht, man ist bereits nach wenigen Wochen oder Monaten in den vorhandenen Strukturen und Prozessen integriert und somit vorbelastet. Das macht auch durchaus Sinn! Der neue Mitarbeiter soll ja möglichst schnell eingearbeitet sein, sich gut zurecht finden und ohne viel Hilfe seiner neuen Arbeit nachgehen können. Wenn da nicht direkt am Anfang die Strukturen der Firma verinnerlicht werden kann das schwer werden.
Ein externer Dienstleister arbeitet ohne Scheuklappen in neuen Unternehmen. Durch die Außenperspektive fallen andere Probleme auf und es können andere Fragen gestellt werden. Möglicherweise ist er schon mit den vorhandenen Problemen vertraut und kennt verschiedene Lösungsansätze.
So ein externer Blick kann zunächst unangenehm sein - ist aber definitiv hilfreich und oft der richtige Weg!
#3: Fokussierung
Last but not least!
Ausgliederung aus dem Tagesgeschäft & Konzentration auf das Projekt!
Wer kennt es nicht - hier ein Anruf, da noch eine Frage von dem Kollegen gegenüber und plötzlich eine dringende Mail die unbedingt noch beantwortet werden muss. Das Tagesgeschäft lässt sich kaum vermeiden und ist zwingend notwendig, damit das Kerngeschäft funktioniert. Kaum ein Mitarbeiter wird es schaffen, sich neben seinen tagtäglichen Aufgaben auf ein separates Projekt zu konzentrieren.
Das ist wiederum der Vorteil von externen Personen, die mit dem Tagesgeschäft nichts zu tun haben, sodass sie sich auf das anstehende Projekt konzentrieren können. Die Unterstützung und Zeit der Mitarbeiter kann dadurch genau geplant und zeitlich abgesprochen werden. So kann die interne Expertise und die externe Kompetenz ideal kombiniert werden. Eine Hilfestellung von beiden Seiten führt zum gewünschten Erfolg des Projektes - eine Win-Win- Situation also.
Wie seht Ihr das? Habe ihr ähnliche Erfahrungen oder Meinungen zu diesem Thema? Wir freuen uns auf euer Input.
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