Vorteile einer unternehmensweiten (einheitlichen!) Meeting Kultur.
Meetings hat jeder schon einmal gehabt - und sind in der Regel mehr oder weniger effektiv.
Doch wie kann man es schaffen, dass man nicht den ganzen Tag von einem Meeting zum nächsten rennt, sie effizienter gestaltet, Themen weiterbringt oder abschließt und dabei auch Zeit zum Abarbeiten findet?
Montagmorgen, der erste Blick in die Mails, der zweite Blick auf den Kalender und schon wieder ist der ganze Tag oder sogar die ganze Woche voller Meetings. Da kommt Freude auf!
Stichwort Meeting Kultur
Hört sich zunächst einfacher an, als es ist, denn es ist wichtig, in einem Unternehmen eine Art Knigge für Meetings zu implementieren und diese auch zu leben. Jedes Unternehmen ist anders und hat andere Anforderungen an seine Mitarbeiter und deren Meetings. Was in Firma A funktioniert muss für Firma B noch lange nicht die ideale Lösung sein! Daher würden wir euch gerne ein paar zentrale Punkte nennen, an denen man sich gut orientieren kann.
Erste Schritte zu effizienteren Meetings
Agenda
Eigentlich kennt das jeder - Man lädt zu einem Meeting ein und schreibt selbstverständlich in die Einladung worüber gesprochen werden soll. In der Realität beschränkt sich diese Beschreibung jedoch meistens auf den Titel der Einladung. Das reicht leider in 95% der Fälle nicht aus, um die Teilnehmer ausreichend über die zu bearbeitenden Themen zu informieren.
Ein paar Stichworte zusätzlich können viel bewirken. Die Teilnehmer wissen, was besprochen werden soll. Können sich gegebenenfalls vorbereiten und schon einmal vorab benötigte Infos einholen. Zudem hilft es ungemein mit Stichworten z.B. die zu besprechenden Themen vor sich zu haben um diese vor, während und nach dem Meeting zur Vorbereitung, Übersicht, oder Abarbeitung nutzen zu können.
Teilnehmerkreis
Der Teilnehmerkreis ist so eine Sache. Sind es zu viele Teilnehmer? - das kommt häufiger vor als man denkt.
Der Klassiker sind Mails und Einladungen die mit "Hallo zusammen, ..." beginnen.
Fehlt noch jemand? Sind die richtigen Ansprechpartner mit eingeladen? Habe ich zu einem Thema jemanden vergessen?
Eine Agenda aufzusetzen, hilft auch den Teilnehmerkreis noch einmal zu überprüfen und sich zu fragen:
Kann ich eine Gruppe von mehreren Leuten eventuell durch einen Verantwortlichen vertreten lassen? Sollte ich oder jemand aus dem Teilnehmerkreis etwas vorbereiten oder mitbringen?
Ziele
Mit den oben genannten Punkten spielt auch das Thema "Ziele" mit rein. Was wollen wir in dem Meeting erreichen? Welche Entscheidungen wollen wir am Ende getroffen haben?
Dies am Anfang des Meetings einmal festzurren hilft eine Rote Linie in das Meeting zu bringen.
Außerdem ein guter Weg, um am Ende des Meetings ein Résumé zu ziehen und bewerten zu können, ob effektiv gearbeitet wurde oder eben nicht.
Protokoll führen
Es wurde eine Agenda verteilt und der Teilnehmerkreis ausgewählt. Der logische nächste Schritt ist nun auch das Meeting zu protokollieren. Eventuell haben einige Kollegen nicht die Möglichkeit persönlich teilzunehmen, oder es wurde ein Vertreter geschickt, der seine Abteilung über den neuen Stand informieren soll. Zudem ist es von Vorteil in einem Protokoll die Entscheidungen, Fortschritte und die daraus entstehenden Aufgaben aus dem Meeting festzuhalten. Schriftlich ist immer besser, da man sich Wochen später nicht unbedingt mehr an alles erinnern kann. Grade im Bereich der externen Dienstleister ist dies auch eine Absicherung. Festgehalten werden kann: Was wurde beschlossen, wer hat welche Aussagen getroffen und wer erledigt die nächste Aufgabe bis wann? All das kann im späteren Verlauf von Projekten einmal wichtig und nützlich werden.
Pünktlichkeit
Eigentlich schade diesen Punkt mit aufführen zu müssen, aber leider ist es der Alltag. Ein effektives Meeting startet nicht selten mit dem Warten auf fehlende Kollegen. Natürlich kann es immer einen guten Grund geben warum die Pünktlichkeit nicht eingehalten werden konnte. Es sollte jedoch immer und von jedem Mitarbeiter, egal welcher Ebene, darauf geachtet werden eine Einladung pünktlich wahrzunehmen. Daher sollte auch darauf geachtet werden nicht Meetings direkt hintereinander zu legen, bei denen (wenn vor Ort) die Räume zu weit auseinander liegen oder bei Überziehung des vorangehenden Meetings keine Chance besteht, den Anschlusstermin pünktlich wahrzunehmen. lasst euch einen Puffer von 10-15min zwischen den Meetings. Das hilft nicht nur der Pünktlichkeit, sondern auch sich auf das Meeting und dessen Inhalt nochmal kurz einzustimmen oder einzulesen.
Nicht überziehen
Genauso wichtig, wie ein pünktlicher Start ist auch das Meeting pünktlich zu beenden. Das hat mehrere positive Effekte. Erstens, Mitarbeiter mit Anschlussmeetings kommen pünktlich zum nächsten Termin. Zweitens, die Länge der Meetings sollte dem Inhalt angepasst werden. Es wird vermutlich einige Zeit dauern bis alle eine gute Einschätzung abgeben können, aber es fördert die Effizienz eines Meetings. Am Anfang des Meetings klar kommunizieren wieviel Zeit zur Verfügung steht und was besprochen werden soll ist ein kleines aber hilfreiches Instrument. aka "Wir haben jetzt genau eine Stunde, um folgende 5 Punkte abzuarbeiten".
Es geht noch weiter
Dein Kalender platzt regelmäßig aus allen Nähten? Die Mittagspause machst du in der Regel irgendwo zwischen Tür und Angel (oder musst sie ganz ausfallen lassen)? Du machst regelmäßig Überstunden, damit du deine ganzen Mails auch nochmal irgendwann bearbeiten kannst?
Kommt dir bekannt vor? Eine gute Meeting Kultur im Unternehmen sollte sich auch auf ein paar Punkte für die Mitarbeiter beziehen.
Fokuszeiten setzen
Okay dazu gehört einiges an Disziplin. Blocker in den Kalender setzen und so ein paar Stunden am Tag für die Abarbeitung von Themen, eine kurze Mittagspause oder Ähnlichem freihalten. Warum dann Disziplin? Es wird vorkommen, dass die Fokuszeit für weitere Meetings genutzt werden soll. "Da ist zwar ein Blocker in deinem Kalender, aber vielleicht kannst du es ja doch einrichten." - ist ja "nur" die Fokuszeit. 1000 angefangene Themen bringen einem Unternehmen nicht viel, wenn keines davon abgeschlossen ist. Daher sollte Ziel sein, sich gezielt auf einzelne Themen zu konzentrieren und diese so effizient wie möglich zu bearbeiten.
Nein sagen
Klingt komisch - ist aber in den richtigen Momenten wichtig. Beispielsweise wird jetzt für die Meetings immer eine Agenda mitgeschickt und du merkst, dass du zu dem gefragten Thema der falsche Ansprechpartner/ die falsche Ansprechpartnerin bist oder auch dazu aktuell keinen sinnvollen Beitrag leisten kannst. Warum solltest du deine Zeit dann in dem Meeting verbringen? Die Teilnehmer ausreichend über die anstehenden Themen zu informieren, soll nicht nur die Gelegenheit bieten sich entsprechend vorzubereiten, sondern auch eine Möglichkeit bieten abzusagen. Ebenso sollte man ein Meeting verlassen können, wenn der eigene Input nicht oder nicht mehr benötigt wird und man in diesem Fall "überflüssig" ist. Die Zeit kann effizienter für sinnvolle Aufgaben genutzt werden.
Die Liste könnte noch lange weitergeführt werden.
Setzt Prioritäten!
Daraus folgt
Natürlich sollst du deine Kollegen, dein Team und dein Unternehmen unterstützen wo du kannst, aber auch eben die Prioritäten setzen können, um deine Arbeitsleistung entsprechend einzuhalten. Denn damit unterstützt du dein Team nachhaltig! Andernfalls leidet die Qualität. Idealerweise erfolgen solche Vorgaben für eine gute Meeting Kultur aus dem der Führung. Mit gutem Beispiel voran gehen! Daraus ergeben sich schnell viele Möglichkeiten für jeden Einzelnen die eigene Zeit zu optimieren.
Wie seht Ihr das? Habe ihr ähnliche Erfahrungen oder Meinungen zu diesem Thema? Wir freuen uns auf euren Input.
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